Hoe Maasdelta de academie gebruikt

Ellis Schot, HR-adviseur van Maasdelta, vertelt je hoe zij de academie inzet voor een grote, of zeg maar gerust: enórme, planning.

Hoe wij De Corporatie Academie gebruiken in onze software transitie:
Aankomende maand gaan we de overstap maken naar een nieuw ERP-systeem binnen Maasdelta. Zo’n overstap heeft heel wat voeten in de aarde en een onderdeel in de implementatie is het opleidingstraject. In totaal zijn in overleg met de leverancier 49 workshops, voorlichtingen en trainingen gemaakt en gepland. Je snapt dat de planning en organisatie hiervan enorm veel tijd en energie kost. En dan vervolgens nog iedereen inplannen…

Gelukkig zijn we al jaren gebruiker van DCA en weten we inmiddels hoe we het systeem heel goed voor ons kunnen laten werken in dit soort situaties. Daarom hebben we ervoor gekozen om alle eigen trainingen in de academie te plaatsen. Op die manier is het voor iedereen duidelijk waar opleidingsgegevens te vinden zijn en kan iedereen zichzelf inschrijven voor de trainingen. En dat niet alleen: het systeem geeft ook direct aan wanneer iets dubbel gepland staat. Als ik op hetzelfde tijdstip 2 trainingen in dezelfde zaal wil plannen krijg ik een melding. Maar ook als ik een medewerker in wil plannen terwijl die al ergens anders ingepland staat, herkent het systeem dit en geeft dit aan.

Om een beter beeld te geven hoe het werkt maak ik een opsomming van wat ik invoer en een opsomming welke voordelen dat heeft voor ons (HR) en voor de medewerker:

Invoeren van een training:

  • Naam
  • Korte (en eventueel lange) omschrijving
  • Plaatje
  • Duur van de training
  • Datum en tijdstip
  • Locatie
  • Aantal deelnemers

Vervolgens kan ik er voor kiezen om deze training (bewijsstuk) te koppelen aan een persoon of functie. In ons geval hebben we dit gedaan zodat we bij kunnen houden of iedereen de juiste trainingen heeft gevolgd. Je kunt heel gemakkelijk een overzicht draaien van de missende bewijsstukken.

Voordelen medewerker:

  • Je kunt in je profiel zien welke trainingen jij moet volgen én je direct inschrijven
  • Je hebt direct overzicht voor welke trainingen je bent ingeschreven
  • Je krijgt een bevestiging per mail mèt een agenda-item
  • Je krijgt een herinnering voor de start van de training
  • Je ziet alleen de (nog) beschikbare data
  • Alle trainingen die je hebt gevolgd staan in je profiel

Voordelen HR:

  • Je hoeft geen lijstjes bij te houden
  • Iedereen schrijft zichzelf in
  • Bij het verzetten van een training naar een andere datum, tijdstip of locatie krijgen de reeds ingeschreven deelnemers automatisch een mail
  • Je krijgt een waarschuwing als je iets dubbel plant
  • Als het maximum aantal deelnemers is bereikt zien de medewerkers deze ook niet meer als optie staan. Je hebt dus nooit teveel inschrijvingen op 1 uitvoering
  • Je kunt zelf deelnemerslijsten uitdraaien en deze verwerken
  • Alle resultaten worden direct in het profiel van de medewerker opgeslagen

Kortom, het heeft ons al heel veel tijd bespaart!

Wil je ook eens zien hoe dat precies werkt, neem dan contact met mij op. Ik laat het je graag zien!